『ホウレンソウ』の『報告』について

■『ホウレンソウ』が上手な人は、コミュニケーションもうまい

「『ホウレンソウ』なら知っています」という人は多いようです。でも、「とにかく相手に伝えればOK!」というわけではありません。「伝え方・タイミング・スピード」も大切。
その時の状況に応じて、思いやりの気持ちを忘れずに対処することが必要です。

 

 

■『報告』について

仕事の進捗状況、ミス、仕事の完了を上司や関係のある相手に知らせます。
もちろん、相手の都合も尋ねます。
若手が「たいしたことないですよ」と言っても、上司から見ると大変な事態になりうることもあります。
よくない情報から先に伝えるようにしましょう。

 

 

■『報告』をするとき

指示された仕事が終わった時 仕事の進捗状況 期限までに間に合わないと思った案件
仕事のミス トラブルやクレーム発生(自分で抱え込まない)作業の遅れが出ているなど

 

 

■デキると思わせる『報告』のコツ 1

報告はよいことだけでなく、トラブルやミスもきちんと伝えます。必要であれば、作業の中間報告や途中経過など進捗状況や結果なども。(相手を不安にさせません)
話す際には、
結論 → 原因 → 経過 の順で。

(例)「〇〇の商品がA 社に届いていませんでした。こちらに発注ミスがあり、本日至急手配しました。
明日の午後には先方に届く予定です。ご迷惑をかけて大変申し訳ありません」

 

 

■デキると思わせる『報告』のコツ 2

事実と感想・意見は分けて伝えましょう。
× 「私は気が進まなかったのですが、B君が無理に進めてしまい・・・」などと、クレームを受けた背景をだらだら話す。
○ 「本日、〇〇のサービスの提供で、顧客よりクレームの電話を受けました」

※大切なことは、相手に正しく理解してもらう、わかりやすく手短に伝えることです。

五十嵐由美子

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