アーカイブ | 6月 2017

『ホウレンソウ』の『連絡』のコツ

■相手の立場に立ったコミュニケーションを

「連絡」は、自分のことや職場のことで、関係者に何らかの影響を及ぼしそうなことについて伝えます。
自分では、きちんと相手に伝えたつもりでも、意外と自分の意図が伝わっていないことがあります。
言葉に対する慎重さに欠けると、思わぬトラブルになることも。

 

■相手がイメージしやすい言葉で

曖昧な言葉は、数字や日程などを用いて正確に伝えます。
例えば、
△ 例の件 → ○ 先月のプロジェクトの予算の件
△ この前と同じように → ○ 前回頼んだ企画書は、A4 1枚にまとめてほしい
△ なるべく早く → ○ 今週金曜日の午後5時までに
△多分、大丈夫だと思います → ○ その件については、私ではわかりかねますので、担当のものに確認いたします

 

■トラブルを防ぐ『連絡』のコツ

ー連絡をしていたはずなのに、確認をしたら、「そんな話は聞いていない」などと言われたー
こんな経験はありませんか。
5W1H(いつ・どこで・だれが・なぜ・どのように・どうした)の要素をチェックして的確に!
1つ連絡を忘れただけで、自分では責任を負えない問題に発展してしまうこともあります。
うっかり忘れてしまうことも多いので、備忘録、TO DO リストなどを使って自己管理をしてもよいですね。

 

■『ホウレンソウ』が上手な人は、友達も多い⁉︎

なぜか友達が多かったり、上司や同僚から好かれる人というのは、自己開示が上手だったり、相手に対する配慮がある人、「ホウレンソウ」が上手な人が多いのではないでしょうか。
相手目線に立って、相手が欲しい情報をタイミングよく提供してくれたり、さりげない連絡をまめにしてくれたり…。
「ホウレンソウ」は、会社の人間関係の構築をするのにとても有意義で、何より誠実な人と見られますね。

 

 五十嵐由美子

『ホウレンソウ』の『報告』について

■『ホウレンソウ』が上手な人は、コミュニケーションもうまい

「『ホウレンソウ』なら知っています」という人は多いようです。でも、「とにかく相手に伝えればOK!」というわけではありません。「伝え方・タイミング・スピード」も大切。
その時の状況に応じて、思いやりの気持ちを忘れずに対処することが必要です。

 

 

■『報告』について

仕事の進捗状況、ミス、仕事の完了を上司や関係のある相手に知らせます。
もちろん、相手の都合も尋ねます。
若手が「たいしたことないですよ」と言っても、上司から見ると大変な事態になりうることもあります。
よくない情報から先に伝えるようにしましょう。

 

 

■『報告』をするとき

指示された仕事が終わった時 仕事の進捗状況 期限までに間に合わないと思った案件
仕事のミス トラブルやクレーム発生(自分で抱え込まない)作業の遅れが出ているなど

 

 

■デキると思わせる『報告』のコツ 1

報告はよいことだけでなく、トラブルやミスもきちんと伝えます。必要であれば、作業の中間報告や途中経過など進捗状況や結果なども。(相手を不安にさせません)
話す際には、
結論 → 原因 → 経過 の順で。

(例)「〇〇の商品がA 社に届いていませんでした。こちらに発注ミスがあり、本日至急手配しました。
明日の午後には先方に届く予定です。ご迷惑をかけて大変申し訳ありません」

 

 

■デキると思わせる『報告』のコツ 2

事実と感想・意見は分けて伝えましょう。
× 「私は気が進まなかったのですが、B君が無理に進めてしまい・・・」などと、クレームを受けた背景をだらだら話す。
○ 「本日、〇〇のサービスの提供で、顧客よりクレームの電話を受けました」

※大切なことは、相手に正しく理解してもらう、わかりやすく手短に伝えることです。

五十嵐由美子