アーカイブ | 7月 2017

日本の”おもてなし”を 海外へ ✈️

今日の「接遇応対講座」は、なんとも国際的でした。
モンゴル🇲🇳と中国🇨🇳からのお客様。
自国でそれぞれ、エステティックサロン、マッサージ店を開いていらっしゃり、日本の “おもてなし” を取り入れていくそうです。
通訳の方も入って、ボディランゲージも交えながら、熱気ムンムンの講座になりました。

五十嵐由美子

自分のやりたいことを実行に移すプラン 〜パーキンソンの法則とは?〜

何か自分のやりたいことを達成したいと思っても、忙しい日々の中でうやむやになって、そのままの状態で放置していることはありませんか。
「新たな仕事にチャレンジしたい」「仕事の顧客を増やしたい」といった気持ちはあるものの、漠然としていて、具体的な事柄に一歩踏み出せないという経験は誰にでもあることと思います。

 

◆『パーキンソンの法則』を利用する

仕事や新しいことを始める時に、『パーキンソンの法則』を参考にすると、より効率よく生産性が上がっていきます。

『パーキンソンの法則』とは、
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」

つまり、「人は、与えられた量の時間やお金をすべて使ってしまう」ということです。
「1ヶ月後に、資料を提出して!」と依頼されると、期限ギリギリの3日前に慌ててパソコンに向かって調べ物をしたり、10万円の臨時収入が入ったら、買う必要のない物まで買い込んで、いつの間にか使いきってしまう。
資料の作成に1ヶ月かかるわけではないのに、1ヶ月を費やし、3万円の出費で過ごせたかもしれないのに、必要のない買い物をしてしまう。
こうしたことも『パーキンソンの法則』が働いています。
「あの人に連絡をしなければ」と思いながら、1週間、1ヶ月が過ぎてしまった・・・こんなことも、日常的にありますね。
そのためには・・・

 

◆実際の期限よりも短めの締め切りを設定する

時間もお金も無限大にあるわけではありません。
自分の中で、多く与え過ぎすに目標の期限を設定することで生産性が上がっていきます。
長期にわたる業務なら万が一のトラブルに備えるために、余裕をもたせた早めの締め切りを設定します。
財布の中にあればあるだけ使ってしまうお金も、小分けにして期限をつけて計画的に使うようにします。

 

◆今の状況と目指すゴールを把握する

今の状況を把握し、いつまでの期限に、そして目指すゴールはどんなことなのかを明確にします。
ゴールイメージをはっきりすることで、やらなければならない事柄が、より具体的にわかるようになります。
完璧ではなくても、「とりあえず完成させる」ように形を作っていくと、生産性が上がっていきます。

五十嵐由美子

タイミングよく上司に『報告』や『相談』をするためには!

 

職場のコミュニケーションにおいて、「ホウレンソウ」という言葉だけを知っていても、あまり役に立ちません。
例えば、現在進行中のプロジェクトの報告をしたい時、自分ではよかれと思って上司に進捗状況を伝えたら、「もっと早く教えてくれよ」などど言われたり、
「なんでも相談するように」と言われたのに、相談をしたら、「それくらい、自分で考えろ」という答えが返ってきたり…。

◆あらかじめ、進捗状況報告の目安を聞く

大きなプロジェクト、あるいは小さな案件でも、上司にとっては多くの情報を知っておきたいという気持ちがあります。こちらが問題がないと思っているケースでも、上司からみると、より適切なサポートや支援が必要な場合があるからです。

スムーズな報告をするために、あらかじめ仕事に取りかかる前に、進捗報告のタイミングを打診することをお勧めします。例えば、

・「途中経過をどのタイミングでお伝えすればよいですか」
または、
・「〇〇がどのような状況になった時に報告したらよいでしょうか」

など、具体的に段取りの内容を挙げて質問をすると、より明確に作業工程の進捗状況がわかるようになります。ポイントを押さえた報告や相談は、作業効率や仕事のクオリティーも上げることになります。

五十嵐由美子

上司に仕事の相談をする時の注意点 〜『ホウレンソウ』の『相談』

◆上司や先輩の仕事のノウハウを引き出すよい機会となる『相談』

『相談』は、一人では判断を迷うことについて、上司や関係者の意見を求めること。他人から学ぶことで、一方で根回しにもなります。特に様々な選択肢がある時には、保険の意味合いも持ちます。
自分が直面した課題を解決するためにも、口頭でのコミュニケーションは大切です。

 

◆解決に導く『相談』のコツ

困難なことがあった時にも、一人では抱え込まないように。
「こんなことを相談して…」と思われるのが嫌で独断で進めてしまうと、後で取り返しのつかないトラブルに発展することもあります。
日頃から『相談』しやすい環境をつくっておくことも必要です。

 

◆上司に『相談』をする時の注意点

・まずは、相手の都合を聞き、何についての『相談』か、シンプルに伝えることです。
「〇〇の件で、ご相談があるのですが、今、よろしいでしょうか」

・『相談』の内容を、あらかじめまとめておきます。
自分の考えや、何について意見を求めたいのかを整理しておきます。その際、資料やデータも揃えると、よりクオリティの高いアドバイスを求められるでしょう。

・『相談』した相手に結果を報告し、感謝します。
たとえ、上司のアドバイスを受けて、思うように結果が出せなかった場合でも、きちんと結果を報告し、また次の機会に生かせるような前向きな言葉で感謝を伝えましょう。
ポジティブな報告に、上司もより、あなたをサポートしたくなるかもしれません。

五十嵐由美子

 

7月2日はハーフデイ。この機会に、やり残したことを見直して見ませんか。

◆7月2日は、ハーフデイ

7月に入りました。今年も上半期が終わり、本当に一年はあっという間ですね。
7月2日は、年始から数えて183日目。7月3日から12月31日までも同じ182日。
一年365日のちょうど真ん中の日に当たります。
この機会に、「やり残していること」「やりかけて、うやむやにしてしまったこと」を見直してみませんか。

 

◆「目標管理シート」を作って、夢や目標を実現する

毎日あくせく仕事をしたり、趣味に没頭していても、「ただ、仕事をこなしている」「トレーニングに励んでいる」だけでは、充実感が得られなかったり、途中で挫折することも多いのではないでしょうか。
大きな目標や夢があると、エンジンがかかり、モチベーションが上がったりします。
そのために、「目標管理シート」を使って、やりたいことや大きな夢を書き出してみると、改めて自分の大切にしていることや方向性が見えてきたりします。

 

◆長期・中期・短期の目標を設定してみる

例えばこんな目標を!
長期:新規の顧客数を年間で100人増やしたい
中期:半年で50人の顧客を増やしたい
短期:毎月、顧客向けメールマガジンを定期的に発行し、イベ

   ントや割引キャンペーンの告知をする。
   イベントやキャンペーンで、お客様にアンケートを実施

   し、要望や困りごとなど、顧客ニーズを確認して、ニー

   ズにあった催し物をプランニングする。

その他、その目標を達成するため必要なこと:
笑顔、心地よい挨拶、お客様目線で共感する、丁寧な対応と傾聴、感謝を忘れない、プラスαの言葉がけなど
目標を細分化することによって、現時点でのやるべきことが見えてきます。

 

◆理由と振り返りも大切

なぜ、その目標にしたのか理由を自分が明確にすること、そして達成率を振り返ることも大切です。
達成率が思わしくない場合は、目標ややり方の見直し、そしてTO DO リストに必要なことを書き込む際には、前向きでエネルギーが湧いてくるような言葉を書きましょう。

 

「目標管理シート」が難しいと思ったら、「ビジョンボード」でも

目標を文字で書き出すのが少しプレッシャーの方は、叶えたい夢や目標、手に入れたいものの写真や雑誌の切り抜きを集めて、コルクボードに貼る「ビジョンボード」をお勧めします。
目標を視覚的にイメージすることで、なりたい自分やビジョンがはっきりし、これを毎日自分の目にするところに置いておくと、潜在意識の中にビジョンが刷り込まれるでしょう。ポイントは、それを見てワクワクするようなものを貼り付けることです。

日々の意識の持ち方で、1ヶ月後、1年後と、成果の度合いが変わってきます。

五十嵐由美子